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Bill.com Review: Eine der besten Buchhaltungsplattformen!

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Die besten Online-Buchhaltungsplattformen bieten unkomplizierte Tools zum Versenden von Rechnungen und Bezahlen von Zahlungen. Das ist für viele Unternehmen ausreichend, aber Bills.com ist für diejenigen verfügbar, die mehr benötigen. Es automatisiert sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenbuchhaltung mithilfe eines hochmodernen Workflows, den keine Konkurrenz bietet. Rechnungen können von Ihnen in Ihre Unternehmensdatei importiert werden, und Bill.com wandelt sie in elektronische Aufzeichnungen um. Rechnungen werden elektronisch oder per Papierscheck bezahlt, nachdem sie von bestimmten Mitarbeitern genehmigt wurden. Die Rechnungsstellung ist genauso einfach. Bill.com funktioniert gut für sich allein, aber wenn Sie eine Buchhaltungslösung wie QuickBooks Online, Xero, den Gewinner von Editors' Choice, oder eine Midrange-Anwendung verwenden, können Sie die beiden verbinden und alle Transaktionen synchronisieren.

Bill.com ist ein hilfreiches Tool für kleine Firmen, aber es ist keine traditionelle doppelte Buchführungslösung. Wenn es sich um einen Fehler handelt, scheinen wichtige Elemente wie Inventar und Gehaltsabrechnung zu fehlen. Bill.com hingegen ist eine Geschäftszahlungsplattform. Seit unserer letzten Bewertung hat der Dienst neue Funktionen und Verbesserungen erhalten, was ihn zu einem Gewinner macht. Uns gefallen die komplett neu gestaltete Benutzeroberfläche, erweiterte mobile Apps und zusätzliche Zahlungsalternativen, die beispielsweise eine Lieferzeit von 6:00 Uhr verspricht, wenn Sie bis 10:00 Uhr bezahlen

Preise und Abonnements von Bill.com

Bill.com hat vier Preisstufen: Essentials (39 $ pro Person und Monat), Team (49 $ pro Person und Monat), Corporate (69 $ pro Person und Monat) und Enterprise (99 $ pro Person und Monat) (benutzerdefinierte Preise).

Preise von Bill.com

Debitoren- oder Kreditorenverwaltung, Genehmigungen und Freigaben, Import und Export bestimmter Daten sowie E-Mail-/Chat-Unterstützung sind alle im Essentials-Paket enthalten. Benutzerdefinierte Benutzerrollen sowie die Möglichkeit zur Verknüpfung mit QuickBooks, QuickBooks Online und Xero sind mit dem Team-Plan verfügbar. Mit dem Corporate-Tarif können Sie sowohl Debitoren- als auch Kreditorenbuchhaltung verwalten. Die Unternehmensebene verbindet sich mit mittelständischen Buchhaltungsplattformen wie Oracle NetSuite und Sage Intacct.

Die Preise von Bill.com können nicht von denen ähnlicher Anwendungen unterschieden werden, da es keine gibt. Der Konzern sieht seine Konkurrenten als Unternehmen, die ihre Buchhaltung, von der es allein in den USA viele Millionen gibt, noch nicht automatisiert haben.

Einrichtung & Installation von Bill.com

Wenn Sie diese Reihe von Schritten ausführen können, können Sie Bill.com verwenden. Die Website führt Sie dann durch einen ähnlichen Prozess zum Einreichen einer Rechnung, zum Erstellen eines Kundendatensatzes usw., obwohl diese Schritte optional sind. Gehen Sie einfach auf die Einstellungsseite, um zusätzliche Bereiche Ihres Kontos zu konfigurieren: Kreditoren, Forderungen und Buchhaltung.

Die meisten anderen Finanz-Websites, die ich mir angesehen habe, empfehlen nicht, so bald Transaktionen durchzuführen. Ich empfehle normalerweise, dass neue Benutzer mit dem Festlegen von Einstellungen und dem Erstellen von Datensätzen beginnen, bevor sie mit der Arbeit beginnen.

Einrichtung von Bill.com

Bei Bill.com würde der Vorgang eine Reihe von Aufgaben mit sich bringen, z. B. die Verbindung der Website mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Wenn Sie Bill.com allein verwenden, können Sie CSV-Dateien importieren, einschließlich Datenbanken mit Kunden und Lieferanten, Artikeln, Konten usw.

Mit Benutzerrollen können Sie steuern, wer Zugriff auf welche Rechnungen hat. Mehrere Benutzerrollen sind für Administratoren, Buchhalter, Sachbearbeiter, Genehmiger und andere verfügbar. Es können auch Richtlinien eingerichtet werden, um die Genehmigung von Rechnungen zu kontrollieren. Beispielsweise können Sie entscheiden, dass bestimmte Rechnungen keiner Genehmigung bedürfen und einfach bezahlt werden können. Indem Sie zu Beginn durch die grundlegenden Schritte geführt werden, lernen Sie, wie einfach es ist, sich an den Arbeitsablauf zu halten. Bevor Sie sich also mit zusätzlichen Einstellungen auf Bill.com herumschlagen, sollten Sie sich mit den Hauptfunktionen der Website vertraut machen.

Navigation in Bill.com

Bill.com bietet auf der Übersichtsseite fünf Felder an: Zu zahlende Rechnungen, offene Rechnungen, Rechnungsgenehmigungen, eingehende Zahlungen und ausgehende Zahlungen. Sie zeigen eine Zusammenfassung dessen an, was fällig, überfällig und anstehend ist. Wenn Sie diese Informationen bei der ersten Anmeldung im Vordergrund haben, sparen Sie Zeit und können Ihnen dabei helfen, Transaktionen zu erkennen, die Sie andernfalls vielleicht übersehen hätten.

Navigation von Billcom

Schalten Sie ein rechtes vertikales Fenster nach oben, das Ihre Aufgabenliste und andere Aufgaben enthält, die Aufmerksamkeit erfordern. Zum Beispiel Rechnungen, die nicht den Genehmigungskriterien Ihres Unternehmens entsprechen. Wenn Sie sich zu diesen Aufgaben durchklicken und sie beenden, wird die Liste entfernt. Das Navigationstool von Bill.com wurde seit meiner letzten Bewertung komplett neu gestaltet und ist jetzt viel eleganter und benutzerfreundlicher. Im linken vertikalen Bereich erscheint eine Reihe kleiner Symbole. Wenn Sie den Mauszeiger über diese Liste bewegen, wird eine zusätzliche Liste mit passenden Textbeschreibungen für jedes Symbol angezeigt. Wenn Sie auf den obersten Link Aktionen klicken, erscheint ein Menü mit Aktivitäten, auf die Sie von dort aus sofort zugreifen können (Rechnung eingeben, Rechnung senden usw.). Alle anderen Optionen in diesem Menü führen Sie zu den Hauptbereichen der Website.

Die erste Komponente ist in drei Teile unterteilbar: Übersicht, Posteingang und Dokumente. Die folgenden beiden Abschnitte sind Verbindlichkeiten und Forderungen. Wenn Sie den Mauszeiger über einen Menüeintrag bewegen, der auf zahlreiche verlinkte Seiten verlinken kann, öffnet sich ein Untermenü. Sie sollten keine Probleme haben, Informationen anzuzeigen oder einzugeben, sobald Sie sich auf einem Arbeitsbildschirm befinden. Bill.com verwendet herkömmliche Navigations- und Dateneingabemuster, wie z. B. Dropdown-Menüs, Felder zum Ausfüllen der Lücken und Links zu verwandten Seiten.

Sicherheit von Bill.com

Einer der heftigsten Kritikpunkte von Bill.com ist die Liste der ausstehenden Rechnungen. Sie können den Genehmigungsstatus jeder Rechnung auf einen Blick überprüfen und die genehmigten Rechnungen in großen Mengen bezahlen, wenn Sie autorisiert sind. Wenn Sie eine Rechnung vor dem Bezahlen sehen müssen, können Sie den Datensatz und alle vorhandenen Originalrechnungen öffnen, indem Sie auf die Rechnungsnummer klicken.

bill.com

Um auf den Audit-Trail zuzugreifen, klicken Sie auf diesem Bildschirm auf Weitere Aktionen. Diese Seite enthält eine genaue Aufzeichnung jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter die Rechnung „berührt“ hat. Es beschreibt die Maßnahmen, die ergriffen wurden, wer sie durchgeführt hat und wann sie durchgeführt wurden. Es erklärt, was das Problem ist und welche Felder wirksam sind. Wenn viele Mitarbeiter Zugriff auf Genehmigungs- und Zahlungstools haben, ist dieses Sicherheitsniveau erforderlich.

Zahlung erhalten

Bill.com begann als reine Kreditoren-Website, umfasste aber vor langer Zeit auch Debitorenfunktionen. Die Website enthält genügend Möglichkeiten für Debitorenbuchhaltung für ein kleines Unternehmen, das kein Inventar führen muss, um seine Forderungen zu verwalten. Sie können Ihre Interaktionen mit Kunden nachverfolgen, indem Sie Kundendatensätze erstellen, die Sie dann in Rechnungen verwenden können. Unterkunden und Gutschriften sind ebenfalls verfügbar, und Bills.com bietet einen Prüfpfad für Forderungen, der mit den Verbindlichkeiten vergleichbar ist.

bill.com

Es ist einfach, eine Rechnung zu erstellen. Wenn Sie das angebotene Standardformular verwenden, füllen Sie es aus, indem Sie Optionen aus Dropdown-Menüs auswählen und Daten in die dafür vorgesehenen Felder eingeben. Es stehen drei Vorlagen zur Auswahl, die jeweils durch Hinzufügen oder Entfernen von Standardfeldern anpassbar sind. Diese Feldmöglichkeiten sind genauso umfangreich wie die auf den meisten Buchhaltungswebsites. Rechnungen können Posten wie Umsatzsteuer, Rabatte und Zahlungen enthalten. Anhänge sind verfügbar und E-Mail-Zustellung vollständiger Formulare. Auch wiederkehrende Rechnungen sind möglich.

Kunden können die Zahlung für von Ihnen ausgestellte Rechnungen autorisieren, indem sie sich bei einem passwortgeschützten Portal anmelden. Sie können auch automatisierte Zahlungen von ihren Bankkonten oder Kreditkarten autorisieren, was Ihnen helfen kann, schneller bezahlt zu werden, aber sorgfältig eingerichtet werden muss. Die Debitorenbuchhaltung von Bill.com ist nicht so kompliziert wie die Kreditorenbuchhaltung der Website, aber sie muss es auch nicht sein. Die mitgelieferten Tools sind für ein kleines Unternehmen mit einfachen Rechnungsanforderungen ausreichend. Wenn Sie die Website außerdem in Verbindung mit einer Buchhaltungs-App nutzen, werden Sie Ihre Rechnungen höchstwahrscheinlich in dem anderen Programm erstellen.

Konklusion

Bill.com spielt in einer eigenen Liga. Kein anderer Dienst bietet eine vergleichbare Kombination von Funktionen, die als eigenständige Anwendung nützlich oder nahtlos in gängige Buchhaltungssoftware integriert werden können. Bills.com erhebt nicht den Anspruch, eine vollwertige Buchhaltungslösung für kleine Unternehmen zu sein. Vielmehr geht es über die Leistungen der doppelten Buchführung im Bereich Verbindlichkeiten und Forderungen hinaus.

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